IHLP STAT: Et samarbejde om samlet sagshåndtering og ideel support

Der ligger en stor fornøjelse i at opleve, hvordan de stærke samarbejder på tværs, skaber fælles succeshistorier for organisationer, intern såvel som eksternt og i sidste ende er med til at effektivisere arbejdsgangene, skabe bedre struktur og ideel service. Når flere forskellige systemer og organisationer skal arbejde sammen, er det afgørende at kunne samle serviceaktiviteterne og skabe et godt fundament for serviceleverancen for slutbrugerne. Derfor sikrede vi, at ministerier- og styrelsers’ overgang til Statens IT og brug af Statens HR, i samarbejde blev en kilde til den gode service.

Når systemerne bringes sammen

Danske ministerier og styrelser står øjeblikket i en overgangfase til Statens HR og en implementering af en ny struktur omkring blandt andet kommunikation, dataudveksling, brugeradministration og support mellem ministerier og slutbrugerne. Gennem sådan en overgang, er det kun naturligt at de organisatoriske forandringer byder på udfordringer i at sikre en ordentlig sagshåndtering, både internt og eksternt.

I samarbejde med Statens IT og Moderniseringsstyrelsen, udviklede vi derfor en løsning der effektivt sikrer en optimal håndtering af support, brugeradministrationssager gennem Statens HR og fejlhåndtering af indmeldinger af brugere. Udviklingen bød på en integration til Statens IT, så systemerne organisationerne imellem bliver bragt sammen og skaber det nødvendige overblik.

Integrationen til Statens IT’s incedent proces sikrede, at sager der ikke håndteres af Statens IT overføres til den enkelte offentlige institution – alt sammen igennem IHLP. Der ligger stor værdi i at kunne yde support over brugeren gennem single point of contact, så brugeren ikke selv skal holde styr på hvor sagen kan behandles, hvem der skal kontaktes og hvordan sagen udvikles. Men der er også en stor gevinst for de interne arbejdsgange, når det er nemmere at sagsbehandle gennem mere automatiserede processer. Også arbejdsgangene med brugeradministration blev løftet, så det nu er muligt med IHLP at sagsbehandle bruger-oprettelse/nedlæggelse/ændring- og rokering med en fuld integration til Statens HR og Statens IT.

(Artiklen fortsætter under billedet…)

Sammen om at skabe ideel service

Forskellen kan mærkes. Allerede nu, er IHLP blevet en central del af sagshåndteringen, blandt andre Slots- og Kulturstyrelsen, Udlændinge- og Integrationsministeriet, Udlændingestyrelsen, Bygningsstyrelsen og Uddannelse- og Forskningsministeriet. Her har det tætte samarbejde resulteret i, at arbejdsgange er blevet løftet og servicen overfor brugerne.

Sammen fik vi skrællet de unødvendige lag af arbejdsgangene og gav plads til, at kommunikationen mellem den enkelte organisation, Statens IT og Statens HR bliver forenklet og information kan deles og de manuelle processer optimeres på tid og ressourcer. En betydelig besparelse, der frigiver tid til det der er vigtigst for den enkelte organisation.

 

Hvis du vil vide mere om hvordan IHLP kan sikrer en god overgang til Statens IT og brugen af Statens HR med optimal service, så læs mere her: IHLP STAT