Når man træffer beslutning om at skifte et værktøj ud, skal man selvfølgelig lade sig inspirere af alle de gode muligheder, man bliver præsenteret for, og der er ofte mange, der gerne vil byde deres løsninger til. Men man skal også være kritisk.

For ofte er de personer, der præsenterer en for de nye værktøjer og taler varmt for deres fordele, ikke de samme man skal arbejde sammen med hos leverandøren, når forelskelsen har lagt sig, og hverdagen sætter ind igen.

Det kan være sin sag, at sikre sig, at man træffer de bedste beslutninger, når man skifter værktøj og leverandør.

Hvorfor skifte værktøj?

En beslutning om at skifte værktøj hænger tit sammen med, at der kommer nye medarbejdere eller ny ledelse til, som bærer nogle erfaringer med sig fra andre organisationer.Og det kan være en rigtig god idé at skifte værktøj og få set sig om efter bedre måder at gøre tingene på. 

Men mange værktøjer lever egentlig ved nærmere eftersyn op til de krav, organisationen stiller til dem. Og så er det måske strengt taget ikke værktøjet, der er årsag til, at man tænker, at der er noget her, der kunne gøres bedre. Så er det måske i måden man arbejder sammen på og i sammenhængen i arbejdsgangene, man skal sætte ind.

Alligevel kan et skifte være godt

Det kan nogle gange være en rigtig god idé at udskifte et værktøj, selv om det strengt taget lever op til ens minimumskrav. Det kan nemlig bidrage både til en afklaring af, hvad der for alvor er værdifuldt i de opgaver, der løses med værktøjet. Og det kan også rumme en nyttig genkalibrering af samarbejdet med leverandøren.

Og så kan man nemt komme til at føle et større ejerskab både over værktøj og processer, når man sætter et nyt værktøj op og på bedst mulig vis får det indarbejdet til at løfte de opgaver, der bringer værdi til forretningen.

Stil de rigtige krav

Når man skriver sin kravsspecifikation, er der mange hensyn at tage. En klassisk kravsspecifikation kan godt have det med at komme til at fokusere på features og detaljer.

Det kan dog ofte være vigtigere at sikre sig, at de værdibærende arbejdsgange understøttes, end helt præcis i detaljer hvordan. 

Selvfølgelig skal man vælge et godt værktøj. Men gode beskrivelser af de processer, der skal understøttes, er tit vigtige som udgangspunkt for kravsspecifikationen. Fordi de har de med at fokusere på de arbejdsgange m.m. der er værdifulde at understøtte, og som er ikke kan undværes, frem for på specifikke features, som måske nok kan løfte opgaven, men som i sig selv ikke er værdibærende, og som faktisk godt kan skiftes ud med andre, uden at det i sig selv fjerner eller tilføjer værdi.

Inddragelse

Kravsspecifikationer skal ikke skrives oppefra og ned. Når det så er sagt, så skal de heller ikke skrives nedefra og op.

Dem, som lykkes bedst med leverandørskifte, er typisk dem, som kommer hele vejen rundt. Så de får set på behovene hos brugerne, kunderne, og i forretningen som helhed, og bliver helt klar over, hvad de værdibærende elementer og arbejdsgange, der skal understøttes, er. For når man har styr på, hvilke værdier, der skal bæres videre og styrkes, så er man på rette vej.

Jord under neglene

De folk, der har fingrene i maskineriet til hverdag, har så godt som altid noget væsenligt at bidrage med til en kravsspecifikation. 

For når man er nået til at se på nye værktøjer, er det oftest på baggrund af en længere periode, hvor man har gjort sig en lang række nye erfaringer med de arbejdsgange, værktøjet skal understøtte. Og ledelsen har naturligvis også vigtige fordringer til et nyt værktøj om f.eks. ROI, effektivisering, udbredelsesmuligheder m.m.  

Men det vigtigste er paradoksalt nok ikke, hvilket værktøj, man i sidste ende vælger, men at man gør sig helt klart, hvad man vil opnå og hvorfor. Og at man sikrer sig, at den leverandør man vælger, er klar helt klar over, hvad det er for nogle værdier, der skal indfries i det nye samarbejde.

(Artiklen fortsætter under billedet.)